Benchmarking (Kıyaslama) Nedir?

Ahmet Ünver

Henüz dilimizde karşılığı tam olarak benimsenmemiş olsa da, benchmarking; örnek edinme, örnek alma ve en çok da “kıyaslama” olarak Türkçeleştiriliyor. Örnek alınacak “referans noktası”nın belirlemesi anlamına gelen benchmarking, ‘bir işletmenin rekabet gücünü yükseltmek için, başarılı performansa sahip başka işletmelerin, iş yapma tekniklerini incelemesi, kendi teknikleri ile kıyaslaması ve  bu kıyaslamadan elde ettiği bilgileri kendi işletmesinde uygulaması’ anlamına geliyor.

Neden kıyaslama? Çünkü standardın ne olduğunu bilmezseniz, kendinizi ölçemezsiniz. Müşteriniz ‘Ortalama servis süreniz ne kadar?’ diye sorduğu zaman ‘6 saat’ diyebilirsiniz. Ama yalnızca kendi zamanlamanızı bilmeniz yeterli değildir. Bu ortalamanın piyasaya göre nerede olduğu hakkında bilgi sahibi olmalısınız. Müşteri neden sizi tercih eder? Rakiplerinizden daha üstün ya da farklı olduğunuz için… Peki, ölçemediğiniz bir şeyin üstünlüğünü ya da farkını nasıl gösterebilirsiniz? Sektör genelinde ortalama servis süresi 5-7 saat arasındaysa siz ortalama sürede hizmet veren bir işletme sıfatında yer aldığınız anlamına gelir. Ama ya rakipleriniz 4 saatte servis veriyorsa, müşteri kimi tercih eder?

Benchmarking’in Amacı Nedir?

Kıyaslamanın amacını doğru tanımlayabilmek için, ne olup ne olmadığı konusunda bilgiye sahip olmak gerekiyor. Kıyaslama tekniği, hile, ahlaksızlık, yasa dışılık ya da sanayi casusluğu anlamına gelmiyor. Bütün bu yanlış anlaşılmalar, bir tarafın ürün ya da yöntemi gizlice kopyalayarak ona karşı şöyle ya da böyle avantaj elde edebileceği var sayımından kaynaklanıyor.

Kıyaslama uygulaması iki şirketin işlem ve yöntemlerine ilişkin bilgileri paylaşma konusunda önceden anlaşmış olmalarını içerir. Her iki şirkette bilgi değişiminden bazı kazançlar bekler. Şirketler sahip olduğu bilgiyi vermemekte özgür olmakla birlikte, birbirlerini rakip olarak görmezler. Buna göre kıyaslama uygulaması bir işletmenin, işlemlerinin ya da iç proseslerinin endüstri içindeki ya da dışındaki ‘başarılı’ bir işletme ile karşılaştırılması ya da ölçülmesi sürecidir.

Kıyaslamanın amaçları şöyle sıralanabilir:

•  Kuruluşun amaç ve hedeflerini saptamakta yardımcı olmak,
•  Hedef ve amaçlara ulaşmak için en iyi uygulamaları saptamak,
•  Hedefleri, amaçları ve uygulamaları geçerli kılmak,
•  Şirket kültürünü değiştirmek veya güçlendirmek,
•  Şirketin stratejik olarak yönetilmesini sağlamak,
•  Şirket içindeki daha iyi uygulamaları açığa çıkartmak,
•  Maliyetleri düşürmek,
•  Çalışanlarda motivasyon sağlamak,
•  Rekabet avantajını ve şirket performansını arttırmak.

Kıyaslama, süreçler ve uygulamalarla ilgilidir. Aynı zamanda büyük değişiklik gerektiren süreçleri tanımlama aracıdır. Kıyaslama rakip olabilecek veya olmayabilecek şirketler arasında karşılıklı kazançların yaratılabileceği durumlarda yapılır.

Bencmarking’in Özellikleri Nelerdir?

Kıyaslama, dışa dönük bir bakış açısı elde etmeyi amaçlayan bir süreci ifade ediyor. Bu süreçte ise en önemli fikir kaynağını müşteriler oluşturuyor. Şüphesiz bu fikir alışverişi öğrenmeyi teşvik ediyor. Kıyaslama yöneticisi, eleştiriye açık olmalı ve kendini her zaman kötüye hazırlamalıdır. Bu zor bir durum, ancak başarı için büyük önem taşıyor.

Küresel düzende müşteri memnuniyetini önemseyen; müşterilerine dönük şirketle; “Başkası hata yaptığında kendilerinin doğruyu yapmaları gerektiğini” ilke olarak edinen bir düşünce yapısına sahiptir. Bu anlayış organizasyonlarda açıklığı, dikkatli bir şekilde dinlemeyi, gözlem yapmayı gerekli hale getiriyor ve teşvik ediyor.

İyi bir kıyaslama çalışması yapısında şu özelliklere sahip olmalıdır;

•  Aktif ve sürekli değişim ve gelişim odaklı olmalıdır,
•  Atılımcı ve olumlu bir yaklaşımla yürütülmelidir,
•  Değişim için en geçerli kanıttır,
•  Yeni fikir ve görüşlere açıktır,
•  Uygulamalara yöneliktir,
•  Yalnızca en iyi uygulamalara dönüktür,
•  Başkalarından önce, kendi üstünlüklerini bilmeyi gerektirir,
•  Liderlik pozisyonuna odaklanır,
•  Taraflar arasında karşılıklı kazanca dayanır,
•  Temek ilkeleri ölçülebilir niteliktedir,
•  İlk hedefi ilerlemektir, kararlı ve disiplinli olmayı gerektirir,
•  Üst yönetimin desteğine dayanır,

Bencmarking’in Temel Kuralları Nelerdir?

Şirketlerin başarılı bir kıyaslama uygulamasını hayata geçirebilmesi için gerekli olan bazı ön koşulları yerine getirmesi gerekiyor. Bu ön koşullar, şirketin bakış açısını aynı zamanda bu ulaşmak istediği hedefi de ortaya koyar. Kıyaslama çalışmasına hazır olan bir şirket;

•  En iyiyi almaya istekli olmalı,
•  Liderlerin farkına varmalı,
•  Yapısında ‘şeffaf’ olmalı,
•  Kendi kıyaslama sürecini ‘sahiplenmeli’ ve uygulamalı,
•  Çalışanlarını eğitmelidir.

Kıyaslama, üretimi arttıracak ya da maliyetleri azaltacak yeni bir süreç icat etmek için laboratuar deneyleri yapmak anlamına gelmiyor, tam aksine mevcut sürecin paylaşıma açılması gibi düşünülebilir. Eğer bir işletme verimli bir iş sürecine sahipse, diğerleri için mantıklı olan bu sürecin adapte edilmesidir.

Buna rağmen, şirketler kimi zaman bazı nedenlerden dolayı kıyaslamayı uygulamak istemeyebiliyor. Kıyaslama için gerekli olan detaylı bilgilerin toplanmasının zahmetli bir çalışma süreci veya şüpheli bir faaliyet olarak görülmesi, veri toplamak için üstlenilen maliyetlerin genellikle yüksek olarak değerlendirilmesi bu isteksizliğe neden olabiliyor. Diğer yandan, faaliyet alanında tek olan veya çok yüksek bir rekabet ortamında faaliyet gösteren şirketlerin, kıyaslama yapacak bir şirketin olmadığını da düşünebiliyor.

Kıyaslamanın başarı şartları ise, şöyle sıralanabilir:

•  Kıyaslamanın hedefleri özenle belirlenmeli,
•  Yeni bir felsefeye uyum sağlanmalı,
•  Kıyaslama ‘planlama sürecinin bir parçası haline gelmeli,
•  Üst yönetim kıyaslamanın uygulamasına imkan veren sistemleri kurmalı, geliştirmeli ve mevcut sistemi belirlenen hedefler doğrultusunda çalıştırmalı,
•  Şirketin kendi süreçlerini en iyi şekilde anlaması ve sahip çıkması gerekir. Buna göre uygulanabilir süreçler ortaya konmalı,
•  * Süreç sahiplerince başlatılmalı. Yöneticiler tüm çalışanların uygulamasının sıkı takipçisi olmalı,
•  *Yetkiler işi yapanlara devredilmeli. Yalın organizasyon içinde, problem çözen ve yaptıkları işi sahiplenen kişiler tam yetki ile donatılmalı,
•  Şirketteki insan potansiyelinden tam olarak yararlanmak için kıyaslama sürecine her kademede iş görenlerin tam katılımı mutlaka sağlanmalı. Bireyciliğin yanı sıra kollektif karar alma süreçleri yerleştirilmeli,
•  Liderlik sağlanmalı ve iş görenlerle sürekli iletişim kurulmalı,
•  Bir yönetim komitesi ve destek yapısı oluşturulmalı,
• er bir süreci gözden geçirmek için bir takım oluşturulmalı,
• Takımlarda, işlevinde bilgili ve uzman olan bireyler kullanılmalı ve mümkün olan en az sayıda birey takıma alınmalı.
• İş görenler ve takım elemanları eğitilmeli. Eğitim bir yatırım olarak kabul edilmeli ve kıyaslama uygulamasına yoğun eğitimle başlanmalı ve eğitim süreklilik göstermeli.
• Eğitim, yönetim programlarına uyumlu olmalı, yöneticiler yeni liderliğe uyum için eğitilmeliler sağlanmalı,
•  Takımın ‘en iyi’ uygulamalarla uğraştığından emin olunmalı,
•  Dışarıdaki endüstri araştırılmalı,
•  Türünün en iyisi olan şirket bulunmalı, başarılı uygulamalar belirlenmeli ve kullanılmalı,
•  Değişim mühendisliğinin, kıyaslama süreci için önemli olduğu unutulmamalı,
•  Hedeflenen şirketi yerinde ziyaret etmek için planlar yapılmalı,
•  Ziyaretlerden sonra analizler yapılarak gerekli dokümanlar oluşturulmalı,
•  Kıyaslama sürecinin başından itibaren değişimin plânlanması ve uygulanmalı,
•  Kıyaslamanın sonuçları uygulanmalı ve amaçlarla karşılaştırılmalı,
•  Kıyaslama süreci sürekli izlenmeli ve güncelleştirilmeli,
•  Başarılı kıyaslama çabaları belirlenmeli ve ödüllendirilmeli.

Tüm bunların ötesinden başarılı bir uygulama için şirket stratejisinde kıyaslamanın yerinin belirlenmemesi en önemli noktayı oluşturuyor.